Se você quer ter uma reunião produtiva, leia este artigo que preparamos para vocês, sobre os 5 P’s para tornar as reuniões ainda melhores. Já imaginou quantas reuniões um gestor pode ter no dia? Como ele consegue organizar os horários das reuniões em 8 horas de trabalho? Vamos te mostrar e te ajudar a deixá-las mais produtivas dentro dos seus horários.

Lembre-se de manter o foco na produtividade durante a reunião. Acontece algumas vezes da reunião tomar muito tempo e consumir o tempo de produção da equipe. Tendo uma reunião produtiva as trocas de ideias e tomadas de decisões ficam melhores. A organização da reunião é importante.

Propósito

Comunicar de forma clara a todos o motivo pelo qual a reunião está sendo feita, é muito importante. Com gestor ou líder, saiba identificar quais os objetivos e as prioridades da reunião solicitada. Estes pontos precisam ser tratados com muita criatividade, para que toda a equipe consiga dialogar e ter ideias em benefício do time.

Preparação

Para que a reunião possa fluir no ritmo que se deseja, é preciso um desenvolvimento de diagnósticos e os trabalhos preliminares. Assim, quando entender o que precisa ser pontuado, é preciso encaminhar uma prévia para os demais colaboradores, para que já cheguem com seus apontamentos necessários. Criando também uma consciência coletiva para a aceitação de mudanças necessárias para o melhor da empresa.

Processo

As reuniões fazem parte de um processo de gestão de estratégia de qualquer empresa e devem ser estabelecidas com antecedência, tendo em consideração o que é preciso para a tomada de decisão. A meta é sempre progredir, então cada colaborador presente na reunião deve ficar por dentro do que se precisa para atingir as metas da empresa.

Participação

Uma reunião produtiva costuma acontecer em ambiente corporativo (ou de forma remota dependendo da empresa), para que os temas sejam abordados de diferentes perspectivas. Deste modo a participação dos colaboradores é importante. Isto permite que a identificação da equipe aumente com as oportunidades. Dando um maior entendimento sobre assuntos mais críticos e o reforço do poder de criação.

Progresso

Em todas as reuniões deve ter claro as intenções de metas, projetos e quem será o responsável de cada função. Assim é possível criar uma linha de estratégias para analisar periodicamente o progresso da sua empresa. Fazendo esta avaliação permite saber o que está sendo feito de certo ou errado e se precisa realizar mudanças. É bom manter sempre uma planilha atualizada para reuniões e descrevendo nela como os participantes desenvolvem o que se é proposto.